Ако винаги плащате данъците си в последния момент, ако купувате подаръци за рождени дни в последната минута или прекарвате безсънни нощи, за да изпълните задачите си в срок, това означава, че имате проблем.

Защо всичко, което правите, ви отнема повече време, отколкото сте предвидили? Причината е така наречената „грешка при планирането“ и по-точно тенденциозното подценяване на времето за изпълнение на дадена задача.

Омаловажаването на времето, с което разполагате, може да предизвика стрес и раздразнителност. Проучване показва, че „грешката при планирането“ е резултат от това, че хората смятат, че оставянето на задачите за последния момент няма да се окаже проблем, независимо от паниката, която то може да предизвика. Интересен е фактът, че подобен тип подценяване е рядко срещано, когато става дума за забавни и лесни задачи.

Прекалявате с оптимизма?

Когато планирате бъдещето си, се надявате, че всичко ще се случи по най-добрия за вас начин. За съжаление дори да сте наясно с проблема с отлагането на задачите във времето, това не е достатъчно, за да се справите с него.

Предлагаме ви пет съвета за по-добро планиране на личното време, които можете да приложите в ежедневието си.

1. Преценете ситуацията обективно

Най-често срещаният и ефективен подход е да се стремите към обективност – погледнете на нещата от друг ъгъл. Например, можете да проследите какво се е случвало при подобни ситуации в миналото и да си направите равносметка на база на това сравнение или да се посъветвате с няколко човека, които са изпълнявали такъв тип задачи. В зависимост от отговора им можете да направете своя план, в който може да се наложи да се включат и непредвидени ситуации като боледуване, лични проблеми, липса на средства или други пречки, свързани с координирането на различните етапи при изпълнение на задачите.

2. Доброто планиране се отплаща

Възнаградете се за доброто планиране вместо за бързо свършената работата. Въпреки че успешното организиране невинаги намалява времето за изпълнението на задачата, то показва доколко реалистични са поставените срокове.

3. Планирайте отзад-напред

Защо не започнете с крайната цел и времето необходимо за осъществяването й? Опитайте се да планирате отзад-напред. Определете стъпките към постигането на крайния резултат обратно на хронологичния ред. Тази стратегия, позната като обратно планиране, подобрява способността за правилно изчисление на времето, което отнема дадена задача, като това не се отразява на скоростта на изпълнението й. Обратното планиране помага на хората да вземат предвид външните фактори като допълнителни изисквания, препятствия и прекъсвания, които могат да попречат на изпълнението на задачата.

Какво се случва, когато крайният срок е фиксиран? Какво да правите тогава?

4. Определете „вътрешни“ крайни срокове

Друг ефективен метод е да разделяте голямата задачата на части, които да изпълнявате и завършвате една по една. Хората предпочитат сами да си поставят крайни срокове. Причината е, че това ги кара да изпълняват работата си без да се натоварват и не позволява отлагането й за последния момент. Когато човек сам си постави краен срок за изпълнение на част от дадена задача, това води до подобряване на цялостното качество.

5. Методи за самоконтрол

Самоконтролът също е полезен начин за спазване на крайните срокове. Всеки може да се вмести в сроковете като си наложи финансови или психологически поощрения или забрани. Например ограничаването на достъпа до спестяванията ви може да доведе до постигане на други цели, като събиране на пари за сватба например.

Можете да споделите плановете си със своите близки, за да могат да ви окуражат и да бъдат допълнително „средство за самоконтрол“.